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Outil de collaboration sur des documents simple

Si vous utilisez Google Docs ou Microsoft Office Online pour la collaboration en ligne sur des documents, vous risquez de vous retrouver enfermé dans leurs écosystèmes. Les géants de la technologie ne laissent pas beaucoup de liberté aux utilisateurs et les encouragent à utiliser exclusivement leurs produits, ce qui n’est pas acceptable pour beaucoup d’entre nous.

La confidentialité des données est une autre préoccupation, et cette question est d’une importance capitale lorsque vous partagez des documents et collaborez en ligne.

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Ce qu’est ONLYOFFICE Docs et comment l’utiliser

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique en ligne, et son code source est disponible publiquement sur GitHub. Cette solution dispose d’éditeurs collaboratifs qui vous permettent de créer, modifier des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires à remplir   et y collaborer dans votre navigateur web. Contrairement à Google Docs et Microsoft Office Online, ONLYOFFICE Docs est un progiciel de bureautique auto-hébergé, donc très sécurisé par sa conception.

ONLYOFFICE Docs est destiné à créer un environnement collaboratif via l’intégration avec de nombreuses plateformes de GED et solutions de partage de fichiers comme SharePoint, Nextcloud, ownCloud, Seafile, Confluence, Alfresco, Moodle, Redmine, Plone, Nuxeo, HumHub, etc. En utilisant votre navigateur web, vous pouvez directement accéder et éditer vos documents avec les éditeurs ONLYOFFICE.

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En tant qu’outil logiciel auto-hébergé, ONLYOFFICE Docs nécessite une mise en œuvre sur un serveur local. Ce modèle de déploiement et l’interaction côté client vous permettent de garder un contrôle total sur vos données, ce qui constitue un avantage considérable par rapport aux principaux concurrents.

ONLYOFFICE Docs est également disponible dans le cloud dans le cadre d’ONLYOFFICE Workspace, une solution de gestion efficace des équipes et une collaboration en ligne. Le plan tarifaire gratuit vous permet de créer un bureau en cloud gratuit pour un maximum de 5 utilisateurs. Pour commencer, vous devez enregistrer un compte ONLYOFFICE et créer un portail.

Fonctionnalités de ONLYOFFICE Docs

Interface utilisateur. ONLYOFFICE Docs possède une interface conviviale à onglets où toutes les fonctionnalités et outils sont regroupés dans des onglets situés sur la barre d’outils supérieure. Elle est très similaire aux dernières versions de la suite Microsoft Office, vous pouvez donc facilement naviguer à travers les éléments de l’interface.

ONLYOFFICE propose quatre thèmes d’interface (Clair, clair classique, sombre, sombre contraste). Le thème sombre est très pratique si vous travaillez la nuit ou dans un environnement sombre.  Pour plus de confort, vous pouvez activer le thème sombre du canevas du document.

Formats supportés. ONLYOFFICE Docs est entièrement compatible avec OOXML (formats DOCX, XLSX et PPTX), ce qui permet à la suite d’ouvrir et de modifier tous les fichiers Word, Excel et PowerPoint.

La liste des formats compatibles comprend ODT, ODP, ODS, DOC, XLS, PPT, EPUB, CSV, TXT, RTF et HTML. En utilisant ONLYOFFICE Docs, vous pouvez également ouvrir et afficher des fichiers PDF et DJVU.

Fonctionnalité d’édition. ONLYOFFICE Docs est équipé d’un ensemble complet d’outils de formatage et d’édition, afin que vous puissiez créer un document texte, une feuille de calcul, une présentation ou un formulaire à remplir de n’importe quelle complexité et pour n’importe quel usage.

En dehors des fonctionnalités standard, ONLYOFFICE Docs est également livré avec des plugins tiers qui améliorent les capacités par défaut de la suite. Par exemple, le plugin Jitsi vous permet de passer des appels vidéo et audio via l’interface de l’éditeur. Le plugin Telegram facilite le processus d’échange de messages avec des amis ou des collègues. DeepL et Google Translate sont conçus pour traduire des mots et des phrases en quelques clics. Tous les plugins pour ONLYOFFICE Docs sont disponibles dans l’App Directory sur le site officiel.

Création de formulaires. L’une des caractéristiques les plus intéressantes qui distinguent ONLYOFFICE Docs d’autres suites bureautiques en ligne est la possibilité de créer des formulaires en ligne. Vous pouvez créer des modèles vierges ou ouvrir des fichiers DOCX pour créer des documents avec des champs à remplir où d’autres personnes peuvent entrer les informations requises. La suite prend actuellement en charge les champs de texte, les boutons radio, les images, les listes déroulantes, les boîtes combo et les cases à cocher.

Si vous avez besoin d’un modèle de formulaire prêt à l’emploi, vous pouvez parcourir la bibliothèque officielle. Elle contient de nombreux formulaires en ligne pour toutes les occasions à télécharger gratuitement.

Fonctions de collaboration. ONLYOFFICE Docs a beaucoup à offrir en matière de collaboration documentaire en temps réel. Vous pouvez trouver à la fois les fonctions standard et certaines fonctions vraiment uniques :

  • Deux modes de coédition, Rapide pour une collaboration en temps réel et Strict pour une coédition plus privée ;
  • Droits d’accès flexibles : Accès complet, Révision, Commentaire, Lecture seule, Accès interdit, Remplissage de formulaire pour les formulaires en ligne et Affichage tableau de feuille pour les feuilles de calcul ;
  • Suivi des modifications ;
  • Historique des versions et contrôle des versions ;
  • Réponses aux commentaires des autres utilisateurs ;
  • Mentions dans les commentaires ;
  • Comparaison de différentes versions d’un même document en temps réel.

Sécurité avancée. Étant la suite bureautique auto-hébergée, ONLYOFFICE Docs vous permet de conserver toutes les informations au sein de votre réseau. De plus, aucune donnée personnelle n’est stockée sur les serveurs d’ONLYOFFICE, ce qui garantit une totale confidentialité.

ONLYOFFICE Docs utilise également JSON Web Token pour protéger vos documents contre tout accès non autorisé. L’activation du protocole HTTPS permet de crypter le trafic en transit. De plus, vous pouvez restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression pour plus de sécurité.

Applications mobiles et de bureau. ONLYOFFICE Docs propose une application de bureau gratuite pour Windows, macOS et Linux. La version de bureau de la suite est construite sur le même moteur, de sorte que les éditeurs de bureau ont la même interface et les mêmes fonctionnalités d’édition. En fait, vous trouverez difficilement une différence entre l’application de bureau et la version en ligne de la suite.

Il existe des applications mobiles officielles pour Android et iOS. Elles sont totalement gratuites et ne comportent ni publicité ni achat in-app. C’est un bon moyen d’avoir accès à vos documents lors de vos déplacements.

Conclusion

ONLYOFFICE Docs est une alternative intéressante si vous souhaitez créer, modifier et co-rédiger des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir en temps réel. Cette suite bureautique open-source vous aide à gérer facilement diverses tâches collaboratives et rend le processus de coédition plus transparent. ONLYOFFICE Docs est disponible gratuitement, mais vous pouvez toujours passer à une version commerciale payante. L’édition Enterprise offre un essai gratuit de 30 jours, vous aurez donc suffisamment de temps pour vous faire une opinion sur ONLYOFFICE Docs.