Investir dans un logiciel de paie automatisé est certainement la meilleure décision que vous puissiez prendre pour optimiser la gestion de votre masse salariale. L’outil automatise les tâches et l’édition des bulletins de paie en prenant en compte l’ensemble des éléments RH susceptibles d’impacter la paie à la fin du mois.
Son utilisation vous permet de simplifier la gestion de votre paie et limite les erreurs, de gagner en temps et d’économiser de l’argent. Mais comment choisir le système de gestion de la paie le mieux adapté à vos besoins ? Voici quelques pistes pour vous guider dans votre recherche.
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Plan de l'article
Choisir le bon système de gestion de paie : les critères à considérer
La diversité des outils de gestion de paie sur le marché n’est pas de nature à simplifier le choix du système de paie automatisé idéal. Mais pas d’inquiétude ! Gardez à l’esprit que le meilleur logiciel de paie est avant tout celui qui correspond à vos besoins et la taille de votre entreprise. Mais bien d’autres critères et exigences en ligne de compte parmi lesquels, la simplicité d’utilisation, l’évolutivité, les fonctionnalités SIRH et la sécurité des données, notamment.
Un système de paie adapté à vos besoins
Votre outil de gestion de paie doit avant tout être adapté aux besoins de votre entreprise. Au-delà de l’édition de bulletins/fiches de paie conformes, il doit pouvoir prendre en charge des aspects RH qui gravitent autour de la paie ainsi que les problématiques sociales qui rythment la vie de votre organisation et celle de vos salariés :
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- déclarations URSSAF et DSN,
- congés,
- absences,
- temps de travail,
- notes de frais et bien d’autres.
Vous devez donc faire le point sur vos besoins et attentes afin de choisir un système de gestion de la paie automatisé offrant les fonctionnalités à même de les combler.
Adapté à la taille de votre entreprise et son secteur
Votre système de gestion de paie automatisé doit être cohérent avec la taille de votre structure et les conventions collectives applicables à votre secteur.
En effet, selon l’effectif de votre personnel et votre domaine d’activité, vos besoins en matière de paie ne seront pas les mêmes.
Selon que vous êtes une TPE, une PME ou une grande entreprise, il existe des logiciels de paie spécifiquement aux structures de différente taille.
Simple à utiliser
L’objectif étant de simplifier la gestion de la paie et gagner en temps, il est impératif que votre système de paie soit le plus simple à prendre en main. Veillez à choisir un logiciel de paie avec une interface ergonomique et qui permet une utilisation aisée des fonctionnalités intégrées.
La bonne nouvelle c’est que la plupart des outils de paie automatisés ne requièrent pas une formation avancée et restent accessibles aux différents profils d’utilisateurs que sont les DRH, Office Manager et DG notamment.
Évolutif
La solution de paie idéale se doit d’être flexible et évolutive. Votre système de gestion de paie automatisé doit non seulement répondre aux besoins actuels de votre structure, mais surtout pouvoir évoluer avec ceux-ci.
L’aspect SAAS est en cela un atout majeur pour l’évolutivité du logiciel de paie. Il facilitera le déploiement des mises à jour et d’accéder à des fonctionnalités nouvelles au gré des changements susceptibles d’impacter votre activité.
En marge de ces critères, d’autres exigences majeures doivent être considérées pour le choix du meilleur logiciel de paie, notamment :
- la fiabilité,
- l’automatisation des tâches,
- les fonctionnalités SIRH,
- La rapidité et la robustesse,
- l’export/partage des données,
- la sécurité des données et la conformité aux normes,
- un accompagnement spécifique.
Pourquoi investir dans un logiciel de gestion de la paie ?
Entre simplification de la gestion de la paie, gain de temps et économie d’argent, les avantages d’un système de gestion de la paie automatisé sont multiples.
Pour dématérialiser et simplifier la gestion de la paie
Le logiciel de paie centralise l’ensemble des informations relatives à l’entreprise et à ses salariés. Son utilisation permet d’avoir une visibilité sur les différents éléments de la paie, d’automatiser l’essentiel des tâches et de générer des bulletins de paie mensuels avec une grande simplicité.
Pour gagner en temps et en productivité
De la comptabilisation des absences jusqu’au virement des salaires en passant par la prise en compte des congés, des primes, l’édition du bulletin de paie et les modifications de dernière minute, le processus de paie peut s’avérer chronophage. L’automatisation du système de paie vous permet de gagner en temps.
Pour économiser de l’argent
Gérer la paie de votre entreprise via un système de paie automatisé est plus économique. En effet, l’édition d’un bulletin de paie avec un logiciel vous coûtera en moyenne 15 € contre 20 € pour un bulletin en passant par un expert-comptable.
